Synergia AnalyticKreator Skargi UODO

Ochrona danych

Polityka prywatności

Ten dokument wyjaśnia, jakie dane przetwarzamy w Kreatorze Skargi UODO, po co, jak długo i komu je powierzamy. Opisujemy to, co serwis faktycznie robi. Krótka wersja jest w klauzuli informacyjnej.

Obowiązuje od:
7 października 2026 r.
Ostatnia aktualizacja:
7 października 2026 r.

W skrócie

  • Dane z formularza są nam potrzebne do przygotowania skargi i wysłania Ci pliku PDF. Usuwamy je automatycznie po 90 dniach.
  • Opis sytuacji jest oceniany przez model AI Claude firmy Anthropic, PBC (USA). W opisie wskazujesz tylko rodzaj danych (np. „mój numer PESEL”), bez samych danych – kreator nie przepuści opisu z rozpoznanym numerem PESEL, e-mailem, telefonem, numerem dokumentu, konta czy adresem. Dodatkowo przed wysłaniem automatycznie maskujemy takie dane, gdyby jednak się pojawiły.
  • Załączniki są szyfrowane i usuwane wkrótce po wygenerowaniu PDF, chyba że zamówisz konsultację.
  • Statystyki odwiedzin zbieramy tylko za Twoją zgodą i tylko we własnej bazie danych. Nie używamy narzędzi reklamowych.
  • Nie sprzedajemy danych i nie wykorzystujemy ich do marketingu.

1Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Synergia Analytic Sp. z o.o., ul. Wandy 19, 44-217 Rybnik, NIP 6423265789, REGON 543149428, KRS 0001203487 (dalej: „my”).

Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail kontakt@synergiaanalytic.pl, telefon +48 660 841 332 lub listownie na adres siedziby.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD). We wszystkich sprawach dotyczących danych pisz bezpośrednio na adres kontakt@synergiaanalytic.pl.

2Cele, dane, podstawy prawne i okresy przechowywania

Poniżej opisujemy każdy cel osobno. „RODO” to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Okresy usuwania są realizowane automatycznie (zadania cykliczne na serwerze), chyba że zaznaczono inaczej. Możesz poprosić o wcześniejsze usunięcie danych – napisz na kontakt@synergiaanalytic.pl.

  • Przygotowanie skargi w kreatorze i wygenerowanie PDF

    Jakie dane
    Imię, nazwisko, adres, e-mail, telefon (opcjonalnie); dane podmiotu, na który się skarżysz; opis zdarzenia, kontekst, rodzaj danych, daty, skutki, żądania, opis załączników; zaznaczone oświadczenia.
    Podstawa prawna
    art. 6 ust. 1 lit. b RODO (usługa świadczona na Twoje żądanie zgodnie z Regulaminem); dla danych szczególnych kategorii – art. 9 ust. 2 lit. a lub f RODO (zob. pkt 4).
    Jak długo
    90 dni od zapisania formularza, potem automatyczne usunięcie. Gotowy PDF nie jest zapisywany na serwerze.
    Odbiorcy
    Dostawca serwera (hosting).

  • Wysłanie gotowego PDF na Twój e-mail

    Jakie dane
    Imię, nazwisko, adres e-mail, plik PDF ze skargą i załącznikami.
    Podstawa prawna
    art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
    Jak długo
    Wiadomość jest wysyłana jednorazowo. Nie zapisujemy kopii wysłanej wiadomości ani pliku PDF – serwer poczty przechowuje wyłącznie techniczne logi wysyłki (adresat, data, status).
    Odbiorcy
    home.pl S.A. (serwer poczty SMTP).

  • Ocena AI („czy to może być naruszenie RODO”) i – na Twoje życzenie – przeredagowanie opisu

    Jakie dane
    Opis zdarzenia po automatycznym maskowaniu, kontekst, rodzaj danych, daty, skutki. Zapis analizy: zamaskowana treść zapytania, odpowiedź modelu, ocena, liczba tokenów, identyfikator sesji. Adresu e-mail nie zapisujemy razem z analizą.
    Podstawa prawna
    art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
    Jak długo
    Zapis analizy: 90 dni, potem automatyczne usunięcie. U dostawcy AI – do 30 dni, potem automatyczne usunięcie; dostawca nie prowadzi historii rozmów i nie wykorzystuje tych danych do trenowania modeli.
    Odbiorcy
    Anthropic, PBC (USA) – dostawca modelu Claude; dostawca serwera.

  • Przechowanie załączników do skargi

    Jakie dane
    Pliki PDF, JPG lub PNG (do 5 MB każdy, maks. 10) i ich nazwy.
    Podstawa prawna
    art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 9 ust. 2 lit. a lub f RODO, jeśli pliki zawierają dane szczególnych kategorii.
    Jak długo
    Zob. pkt 5 – co do zasady kilka godzin od wygenerowania PDF.
    Odbiorcy
    Dostawca serwera.

  • Konsultacje (usługa płatna): rezerwacja, kontakt, wykonanie, rozliczenie

    Jakie dane
    Imię i nazwisko, e-mail, preferowany termin, treść wiadomości, wybrana usługa i cena, status płatności, adres IP i informacja o przeglądarce z chwili wysłania formularza, zaznaczone zgody; jeśli konsultacja dotyczy skargi – także dane skargi i załączniki.
    Podstawa prawna
    art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa i działania przed jej zawarciem); art. 6 ust. 1 lit. c RODO (faktury i księgowość); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń).
    Jak długo
    3 lata od zakończenia usługi (okres przedawnienia roszczeń); dokumenty księgowe – 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.
    Odbiorcy
    Dostawca serwera, home.pl (e-mail), bank prowadzący nasz rachunek (przelew zaliczki), podmiot świadczący nam usługi księgowe, dostawca narzędzia do rozmów wideo (nazwę narzędzia podajemy przy ustalaniu terminu).

  • Odpowiedź na wiadomość z formularza kontaktowego

    Jakie dane
    Imię i nazwisko, e-mail, firma (opcjonalnie), temat, treść wiadomości.
    Podstawa prawna
    art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiadanie na zapytania); art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli pytasz o naszą usługę.
    Jak długo
    3 lata od zakończenia korespondencji. Formularz nie zapisuje wiadomości w bazie serwisu – trafia ona do naszej skrzynki e-mail, a Ty dostajesz automatyczne potwierdzenie.
    Odbiorcy
    home.pl S.A. (poczta e-mail).

  • Bezpieczeństwo serwisu i ochrona przed nadużyciami (limity zapytań, blokowanie ataków)

    Jakie dane
    Adres IP, informacja o przeglądarce, wywołany adres, czas, liczniki zapytań, rodzaj zdarzenia bezpieczeństwa; informacja, jakie typy danych wykryło maskowanie (bez ich treści).
    Podstawa prawna
    art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo usługi i ochrona przed nadużyciami).
    Jak długo
    Liczniki limitów – do końca okna limitu (godzina, doba lub miesiąc). Dziennik zdarzeń bezpieczeństwa i log wykrytych typów danych – 90 dni, potem automatyczne usunięcie.
    Odbiorcy
    Dostawca serwera (liczniki limitów są przechowywane w naszej bazie danych).

  • Statystyki odwiedzin (analityka własna)

    Jakie dane
    Losowy identyfikator sesji (cookie sa_session), adres IP zapisany wyłącznie jako skrót z solą (hash), odwiedzone podstrony, strona odsyłająca, parametry kampanii (UTM), typ urządzenia, przeglądarka i system, zdarzenia w kreatorze (np. rozpoczęcie, ukończenie kroku, wygenerowanie PDF).
    Podstawa prawna
    art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda) w zw. z art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili.
    Jak długo
    13 miesięcy, potem automatyczne usunięcie. Zbiorcze statystyki dzienne (bez danych osobowych) mogą być przechowywane dłużej.
    Odbiorcy
    Dostawca serwera. Nie korzystamy z zewnętrznych narzędzi analitycznych.

  • Zapis Twojej decyzji w sprawie cookies (rozliczalność)

    Jakie dane
    Losowy identyfikator, wybór kategorii, wersja polityki, data, skrót (hash) adresu IP, informacja o przeglądarce.
    Podstawa prawna
    art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 7 ust. 1 RODO (wykazanie zgody).
    Jak długo
    Przez okres ważności zgody (12 miesięcy), a po jej wygaśnięciu usuwamy zapis automatycznie – najpóźniej 13 miesięcy od udzielenia zgody.
    Odbiorcy
    Dostawca serwera.

  • Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

    Jakie dane
    Dane z powyższych celów, w niezbędnym zakresie.
    Podstawa prawna
    art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
    Jak długo
    Do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
    Odbiorcy
    Kancelaria prawna lub sąd – tylko jeśli będzie to konieczne.

Okresy podane wyżej są domyślnymi ustawieniami serwisu. Jeśli dane są potrzebne dłużej (np. trwa spór albo konsultacja), przechowujemy je do zakończenia tej sprawy.

3Analiza AI i automatyczne maskowanie danych

Kreator korzysta z modelu Claude dostarczanego przez Anthropic, PBC z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Model jest używany do dwóch rzeczy:

  1. Wstępnej oceny, czy opisana sytuacja może stanowić naruszenie RODO i czy skarga do Prezesa UODO ma sens.
  2. Przeredagowania opisu – tylko wtedy, gdy wyraźnie o to poprosisz.

Do modelu trafia opis zdarzenia i informacje z kroków kreatora dotyczące zdarzenia (kontekst, rodzaj danych, daty, skutki). Nie wysyłamy Twoich danych kontaktowych z kroku „Twoje dane” (imienia, nazwiska, adresu, e-maila, telefonu).

Zanim tekst opuści nasz serwer, jest automatycznie maskowany. Program zastępuje znacznikami m.in. numery PESEL, adresy e-mail, numery telefonów, numery dowodów osobistych i paszportów, numery rachunków bankowych i kart płatniczych, a także adresy pocztowe – o ile da się je rozpoznać.

Wskazuj rodzaj danych, nie same dane

Zasada kreatora: w opisie piszesz, jakie rodzaje danych zostały naruszone („ujawniono mój numer PESEL i adres e-mail”), ale nie podajesz ich wartości. Maskowanie jest tylko dodatkowym zabezpieczeniem i nie rozpozna wszystkiego – w szczególności imion i nazwisk, nazw miejsc pracy czy opisów zdrowia. Zamiast „Jan Kowalski z działu kadr” napisz „pracownik działu kadr”.

Wynik analizy AI ma charakter orientacyjny i nie jest poradą prawną. Szczegóły: Warunki korzystania z analizy AI.

4Dane szczególnych kategorii (np. o zdrowiu)

Opis Twojej sprawy może dotyczyć danych szczególnie chronionych – np. o zdrowiu, poglądach, wyznaniu, życiu seksualnym albo karalności. Nie prosimy o nie, ale jeśli sam je wpiszesz lub dołączysz, przetwarzamy je wyłącznie w celu przygotowania Twojej skargi. Podstawą jest wtedy:

  • art. 9 ust. 2 lit. a RODO – Twoja wyraźna zgoda, którą wyrażasz, świadomie wpisując takie informacje i korzystając z kreatora; możesz ją wycofać, prosząc o usunięcie danych;
  • art. 9 ust. 2 lit. f RODO – gdy dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony Twoich praw (skarga do organu nadzorczego).

O tym, co wpisujesz, decydujesz Ty. Wpisuj takie dane tylko wtedy, gdy bez nich nie da się opisać naruszenia – zwykle wystarczy ogólne określenie, np. „dane o moim zdrowiu”.

5Załączniki

  • Pliki są szyfrowane na serwerze algorytmem AES-256-GCM zaraz po przesłaniu.
  • Po wygenerowaniu PDF, jeśli nie zamówiłeś konsultacji, pliki są usuwane po ok. 1 godzinie. Zadanie usuwające działa co godzinę, więc w praktyce trwa to maksymalnie około 2 godzin.
  • Jeśli zamówisz konsultację dotyczącą skargi, pliki są przechowywane do jej zakończenia i usuwane 30 dni później.
  • Pliki przesłane, ale nieprzypisane do żadnej skargi, są usuwane po 24 godzinach.
  • Jeśli nie wygenerujesz PDF, załączniki zostaną usunięte najpóźniej razem z danymi skargi (po 90 dniach).

Każde usunięcie jest zapisywane w dzienniku (identyfikator skargi, nazwa pliku, data, powód, skrót kontrolny pliku), żebyśmy mogli wykazać, że dane faktycznie usunięto.

6Dane osób, których dotyczy skarga (art. 14 RODO)

Skarga zawiera dane podmiotu, na który się skarżysz (np. nazwę firmy, adres, e-mail), a opis może wymieniać inne osoby. Te dane pochodzą od Ciebie. Przetwarzamy je w tych samych celach i przez te same okresy co dane skargi (pkt 2), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – naszego i Twojego prawnie uzasadnionego interesu w przygotowaniu skargi.

Osobom tym przysługują prawa opisane w pkt 9. Nie informujemy ich indywidualnie, bo nie znamy ich danych kontaktowych, a dane są szybko usuwane – wymagałoby to niewspółmiernie dużego wysiłku (art. 14 ust. 5 lit. b RODO). Ta polityka jest publicznie dostępna.

7Odbiorcy danych

Dane powierzamy tylko firmom, które pomagają nam prowadzić serwis, na podstawie umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO) lub ich warunków przetwarzania danych:

  • IONOS SE (grupa IONOS, w tym STRATO GmbH)

    W jakim celu
    Serwer aplikacji i baza danych PostgreSQL, zaszyfrowane załączniki.
    Gdzie przetwarza dane
    Niemcy (centrum danych w Berlinie, UE)

  • Anthropic, PBC

    W jakim celu
    Model Claude: ocena opisu i – na żądanie – jego przeredagowanie.
    Gdzie przetwarza dane
    USA (zob. pkt 8)

  • home.pl S.A.

    W jakim celu
    Wysyłka e-maili (PDF ze skargą, potwierdzenia konsultacji, formularz kontaktowy).
    Gdzie przetwarza dane
    Polska

  • Bank, podmiot świadczący usługi księgowe, dostawca narzędzia do rozmów wideo

    W jakim celu
    Tylko przy konsultacjach – zob. tabela w pkt 2.
    Gdzie przetwarza dane
    Europejski Obszar Gospodarczy

Dane mogą też otrzymać organy publiczne, jeśli zażądają ich na podstawie przepisów prawa. Skargi do Prezesa UODO nie wysyłamy za Ciebie – podpisujesz ją i składasz samodzielnie (chyba że zamówisz usługę reprezentacji).

8Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystamy z modelu Claude przez interfejs API (nie przez aplikację czatu). Na tych warunkach Anthropic, PBC przechowuje przesłane dane najwyżej 30 dni, a potem je usuwa. Dostawca nie zapisuje historii rozmów, nie wykorzystuje danych do trenowania ani ulepszania swoich modeli i nie udostępnia ich innym podmiotom.

Opis sprawy (po maskowaniu) jest przekazywany do Anthropic, PBC w Stanach Zjednoczonych. Zabezpieczeniem tego transferu są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), stanowiące część umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) zawartej z dostawcą w ramach jego warunków handlowych.

Pozostałe dane (serwer aplikacji, baza danych, załączniki, poczta e-mail) przetwarzamy wyłącznie na terenie Unii Europejskiej. Kopię zabezpieczeń transferu możesz otrzymać, pisząc na kontakt@synergiaanalytic.pl.

9Twoje prawa

Masz prawo:

  • dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
  • sprostowania danych (art. 16 RODO),
  • usunięcia danych – „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO),
  • ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
  • przeniesienia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO),
  • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
  • niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (art. 22 RODO) – zob. pkt 11,
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).

Żądanie wyślij na kontakt@synergiaanalytic.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Kreator nie ma kont użytkowników, dlatego możemy poprosić o informacje pozwalające odnaleźć Twoje dane (np. adres e-mail użyty w formularzu i przybliżoną datę).

Zgodę na cookies analityczne zmienisz tutaj:

Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl (formularz na ePUAP lub biznes.gov.pl, adres do e-Doręczeń: AE:PL-67085-31860-RWFHC-35).

10Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia, nazwiska, adresu i e-maila nie przygotujemy jednak skargi – Prezes UODO wymaga, aby skarga wskazywała osobę, która ją składa. Bez danych kontaktowych nie zrealizujemy konsultacji ani nie odpowiemy na wiadomość. Zgoda na cookies analityczne nie ma wpływu na działanie serwisu.

11Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Ocena AI jest tylko wskazówką – niezależnie od jej wyniku możesz przygotować i złożyć skargę. Nie profilujemy użytkowników w celach marketingowych.

12Jak chronimy dane

  • szyfrowane połączenie (HTTPS) z serwisem,
  • szyfrowanie załączników na serwerze (AES-256-GCM) i ich automatyczne usuwanie,
  • automatyczne maskowanie danych przed wysłaniem opisu do modelu AI,
  • adresy IP w analityce i rejestrze zgód zapisywane tylko jako skrót (hash),
  • limity zapytań i ochrona formularzy przed nadużyciami,
  • dostęp do panelu administracyjnego tylko z dwuetapowym logowaniem,
  • automatyczne usuwanie danych po upływie okresów z pkt 2.

13Zmiany polityki prywatności

Gdy zmieni się sposób przetwarzania danych (np. nowy dostawca), zaktualizujemy ten dokument i datę na górze strony. Jeśli zmiana dotyczy zgody na cookies, poprosimy o nią ponownie. Informacje o plikach cookie znajdziesz w Polityce cookies.